/ Senyals que necessiteu un CRM
Una entitat necessita un CRM quan no sap quants socis té, fa les altes a mà o tot depèn d'una persona; el 53,8 % de les entitats socials no en té.
Per Jairo Garrido · Publicat el · Actualitzat el
Punts clau:
/ 01
Un CRM és la base de dades de les persones de l'entitat: una fitxa per soci, donant o voluntari, amb el seu historial i el que arriba de la web.
El canvi no és d'eina, és d'ordre. Amb fulls de càlcul, cada persona de l'equip acaba tenint la seva còpia i ningú no sap quina és la bona. Amb un CRM, les dades són en un sol lloc: el formulari de la web crea la fitxa tot sol, l'agraïment d'un donatiu surt sense que ningú l'hagi d'escriure i qualsevol persona de l'equip troba el que busca sense preguntar a tres companys. És el que fa un CRM implantat a nom de l'entitat: a Base Ferma forma part de l'Arquitectura de l'Ecosistema, des de 3.400 € + IVA, i les dades, els comptes i els accessos queden sempre a nom vostre.
| Criteri | Full de càlcul | CRM |
|---|---|---|
| On són les dades | En un o més fitxers, sovint en comptes personals | En un sol lloc, dins un compte de l'entitat |
| Quan arriba una persona nova | Algú copia el formulari a mà | El formulari de la web crea la fitxa |
| Historial de cada persona | Repartit en correus i converses | A la fitxa: donatius, activitats i missatges |
| Qui hi pot entrar | Qui té l'enllaç, sovint sense control | Usuaris amb nom i permisos per rol |
| Agrair, recordar, avisar | Depèn que algú se'n recordi | Automatitzacions que ho fan soles |
| Si marxa qui ho porta | Es perd el fil | Tot queda al sistema i documentat |
Un full de càlcul no és cap error: per a moltes entitats és el primer pas, i ben portat pot funcionar durant anys. El problema arriba quan l'entitat creix i la llista ja no aguanta el pes. Si algun terme us sona estrany (CRM, segment, automatització), el glossari de termes digitals l'explica en llenguatge planer.
/ 02
Feu la prova: si demà la junta us pregunta quants socis estan al corrent de la quota, quants donants van fer una aportació l'any passat o quants voluntaris teniu actius, quant trigaríeu a respondre? Si la resposta és «cal preguntar a diverses persones», aquest és el primer senyal.
Passa quan les dades són repartides: una part en un full de càlcul, una altra al correu de qui porta les quotes, una altra en un grup de WhatsApp i alguna encara en paper. Amb el temps apareixen els fitxers «socis_definitiu.xlsx» i «socis_definitiu_BO.xlsx», i ningú no sap quin és el vàlid. Hi ha persones repetides, adreces antigues i baixes que continuen rebent correus.
Us hi reconeixereu si:
Un CRM no fa màgia, però obliga a tenir una sola llista. Cada persona hi és una sola vegada, amb la seva relació amb l'entitat (soci, donant, voluntari o tot alhora), i els segments es consulten en segons: socis al corrent de la quota, donants habituals, voluntaris per activitat. Així, cada missatge arriba a qui toca i la junta decideix amb dades, no a cegues.
/ 03
El segon senyal és el temps. Algú omple el formulari de la web, el missatge arriba a un correu personal, una persona de l'equip el copia al full de càlcul i, si té temps, li envia la benvinguda. Amb els donatius passa el mateix: l'extracte del banc, la llista de donants i l'agraïment van per camins diferents.
Quan es pregunta a l'equip quant de temps s'hi dedica, la resposta sol ser «moltíssim, anem ofegats». I cada pas a mà és una porta oberta a l'error: una alta que no s'apunta, un agraïment que no surt, una persona que es queda sense resposta i no torna.
Amb un CRM connectat a la web, el formulari crea la fitxa i el que ha de passar després s'activa sol: la benvinguda a qui s'apunta, l'agraïment de cada donatiu i el recordatori abans d'una activitat. Són les automatitzacions que inclou l'Arquitectura de l'Ecosistema, perquè són feines que avui algú fa a mà, quan se'n recorda.
Una advertència: si automatitzeu un full desordenat, el desordre només anirà més de pressa. Primer l'estructura, després l'automatització. Mai al revés.
/ 04
El tercer senyal és el més perillós, perquè no es veu fins que passa. Hi ha una persona, sovint voluntària, que ho porta tot: té el fitxer al seu ordinador, la contrasenya al cap i els contactes al mòbil. Si li pregunteu què passaria si un dia ho deixés, la resposta és sincera: «Seria un caos, ningú més no ho sap».
No és culpa de ningú: és el que passa quan una entitat creix per convicció, no per sistema. Però els voluntaris canvien, les juntes es renoven i les persones es muden. Si les dades viuen en comptes personals, cada canvi és una pèrdua.
Un CRM ben implantat ho resol de tres maneres. El compte és de l'entitat, no d'una persona. Cada usuari té el seu nom i els seus permisos, sense contrasenyes compartides. I tot queda documentat, perquè qui arribi l'any que ve sàpiga com funciona. La persona que ho portava no perd res: deixa de ser l'única que ho sap fer. Que res no depengui d'una sola persona.
/ 05
No. Un CRM no és només per a entitats grans: la Fundación Esplai el recomana a les entitats socials (2026), i les petites són les que més pateixen el caos.
Hi ha un mite que frena moltes entitats: «un CRM només el necessiten les grans empreses». La realitat és la contrària. Una entitat gran té més mans per fer de pegament entre fulls, correus i xats; una de petita, no. Per a ella, cada hora que es perd copiant dades és una hora que no dedica a les persones.
Les dades del sector apunten en la mateixa direcció. Segons el Baròmetre del Tercer Sector d'Acció Social 2024 de la Plataforma de ONG de Acción Social (gener del 2025), el 53,8 % de les entitats no té cap eina de gestió interna, com un CRM, una intranet o un ERP. I els obstacles que hi troben són sobretot de recursos: la falta de mitjans econòmics (70,3 %) i de personal capacitat (51,6 %).
L'informe de transformació digital de la Fundación Esplai (juny del 2026) hi afegeix context: el 83 % de les entitats socials dedica menys del 2 % del pressupost anual a eines digitals, el 71,2 % és en un nivell de maduresa digital inicial o bàsic, i l'informe recomana implantar CRM i eines de gestió centralitzades. La mostra són 301 entitats del programa DigitalizaciONG, i el mateix informe adverteix que les xifres no s'han de llegir com una extrapolació estadística automàtica.
La pregunta, doncs, no és si sou prou grans per tenir un CRM, sinó quantes hores i quantes dades us pot costar no tenir-ne.
/ 06
Un CRM no comença amb una llicència cara, sinó amb ordre. Aquests són els passos que recomanem, en aquest ordre:
Una sola llista
Ajunteu tots els fitxers en un de sol, dins un compte de l'entitat (no en un de personal), i decidiu qui n'és responsable.
Només les dades que feu servir
Nom, contacte, relació amb l'entitat i consentiment per rebre comunicacions. El que no feu servir, no ho guardeu.
Una eina a la vostra mida
No és el mateix una associació de vuitanta socis que una fundació amb milers de donants. Abans de triar, mireu quin CRM convé segons la mida de l'entitat.
Gratis o amb descompte, si n'hi ha prou
Hi ha CRM amb pla gratuït i descomptes reals per a entitats, com el 50 % de Notion al pla Business. Però no tots els descomptes que circulen valen a Espanya: el 40 % de HubSpot per a ONG només s'aplica als EUA, el Canadà, Austràlia i Nova Zelanda (a data d'octubre del 2026).
Connectat a la web
Que els formularis entrin sols al CRM: és el pas que més hores us tornarà.
Si només us cal una peça, com configurar el gestor de contactes o netejar i ordenar la base que ja teniu, també es pot fer amb els serveis puntuals, sempre a partir de la trucada de descobriment.
Vegeu què inclou l'Arquitectura de l'Ecosistema
Arquitectura de l'Ecosistema connecta la web, el CRM i les automatitzacions en un sol sistema, a nom de l'entitat: CRM de contactes, membres, voluntaris i donants; automatitzacions de benvinguda, agraïment i recordatoris; manual, formació gravada i 30 dies de suport. Des de 3.400 € + IVA, o des de 2.900 € + IVA si la base ja l'hem feta nosaltres, amb preu tancat per escrit abans de començar. Teniu tot el context a ordre digital per a ONG, fundacions i associacions.
/ 07
Sí. Un full de càlcul ben fet, en un compte de l'entitat, amb una fila per persona i un sol responsable, és un bon primer pas abans d'un CRM.
Que sigui un sol fitxer, no còpies que circulen, dins del Google Workspace o el Microsoft 365 de l'entitat, amb les mateixes columnes per a tothom i una columna per al consentiment. El dia que passeu a un CRM, la importació serà molt més senzilla. El full es queda curt quan apareixen els tres senyals d'aquest article: no sabeu quantes persones teniu, copieu les altes a mà o tot depèn d'una persona.
En una entitat petita, el CRM el manté una persona responsable amb un suplent i un manual; si voleu suport, Sistema Viu Estàndard el revisa des de 250 €/mes + IVA.
La persona responsable no ha de ser tècnica: ha de saber on és cada cosa i tenir temps per revisar que les dades estiguin al dia. El suplent és qui evita que tot torni a dependre d'una sola persona, i el manual diu qui hi té accés, quines dades es guarden i com es fa cada tasca. Si preferiu que algú ho cuidi cada mes, el pla Estàndard de Sistema Viu inclou la revisió d'automatitzacions i CRM, 3 h de canvis i un informe mensual.
Parlem-ne
No sabeu si la vostra base digital aguanta un CRM? Feu el test gratuït de 2 minuts: són 9 preguntes i us dona una nota sobre 100 i un dels tres nivells, de «Sobre sorra» a «Sobre roca».
I si preferiu parlar-ne amb una persona, la trucada de descobriment dura 30 minuts i és gratuïta.
[ Continueu el recorregut ]
Cap on aneu ara?
Construint el futur digital de marques que s’atreveixen a destacar. Estratègia, disseny i tecnologia amb fonaments sòlids.
© 2026 BASEFERMA AGENCY.
DESIGNED FOR IMPACT.