/ Com triar un CRM
Per triar un CRM per a una entitat cal mirar quatre criteris: quines dades portareu, com les protegireu, si s'ha de connectar amb la web i qui el mantindrà.
Per Jairo Garrido, desenvolupament de webs, CRM i automatitzacions a Base Ferma · Publicada el · Revisada el
No hi ha un «millor CRM» per a totes les ONG, sinó el que encaixa amb la vostra mida, amb les dades que porteu i, sobretot, amb qui el mantindrà quan la persona que avui ho porta tot canviï de responsabilitat. Aquesta guia compara les opcions habituals amb fets verificats l'octubre del 2026. Base Ferma no ven llicències de cap d'aquestes eines: si mai us n'implantem una, serà la que us convingui.
/ 01
Si teniu pressa, aquí teniu la comparativa. La darrera columna resumeix condicions de tercers verificades el 15 d'octubre del 2026: poden canviar, les revisem cada trimestre i val la pena comprovar-les a la font abans de decidir.
| Opció | Per a quina entitat | Qui el pot mantenir | Cost i condicions (octubre del 2026) |
|---|---|---|---|
| Full de càlcul compartit (Google Sheets o Excel) | Molt petita, amb pocs contactes i una persona que el porta | La mateixa persona; el risc és que només ella el sàpiga fer servir | Inclòs a la suite que ja tingueu |
| Notion configurat com a panell de contactes | Equip petit que ja hi treballa i vol un panell senzill | Qui el va configurar, amb un manual | 50 % de descompte al pla Business per a entitats verificades |
La primera pregunta no és quina eina triar, sinó què ha de fer, i això ho desenvolupem a sota. Si sou una ONG, una fundació o una associació, teniu tot el que fem per al sector a ordre digital per a ONG, fundacions i associacions.
/ 02
Un CRM per a una ONG guarda socis, donants i voluntaris amb el seu historial; l'informe de la Fundación Esplai del juny del 2026 recomana precisament implantar-ne un.
CRM ve de l'anglès customer relationship management, gestió de la relació amb les persones. En una entitat, aquestes persones no són clients: són socis, donants, voluntaris, persones usuàries i altres organitzacions. Podeu muntar-lo vosaltres amb aquesta guia o encarregar-nos-el: és el que fem amb l'Arquitectura de l'Ecosistema, connectat amb la web i a nom vostre.
Un bon CRM per a una entitat fa, com a mínim, cinc coses:
El context explica per què costa fer el pas. Segons l'informe de la Fundación Esplai (juny del 2026), el 83 % de les entitats socials dedica menys del 2 % del pressupost a eines digitals, i el 71,2 % es troba en un nivell de maduresa digital inicial o bàsic. La mostra és de 301 entitats del programa DigitalizaciONG, i el mateix informe avisa que no s'ha de llegir com una extrapolació automàtica. Si us pregunteu si ja us toca, hem resumit els senyals que ja necessiteu un CRM.
/ 03
Els CRM gratuïts per a ONG, com la versió gratuïta de HubSpot, estalvien la llicència, no la feina: el 51,6 % de les entitats diu que li falta personal capacitat.
Gratuït vol dir sense llicència, no sense cost. Hi ha tres camins per començar sense pagar llicències:
La versió gratuïta de HubSpot
Serveix per començar amb un CRM de veritat, amb fitxes i formularis. Si més endavant us cal un pla de pagament, a Espanya no hi ha descompte per a ONG, com veureu a l'apartat següent.
Un full de càlcul ben fet
Per a una entitat molt petita pot ser suficient, si és al núvol de l'entitat (no a l'ordinador d'algú) i té els permisos ben posats.
Programes lliures o de socis
Algunes eines del sector es poden fer servir sense llicència, però cal allotjar-les i mantenir-les.
El que cap d'aquestes opcions no inclou és el temps: configurar els camps, importar les dades, preparar els formularis i ensenyar l'equip. Segons el Baròmetre del TSAS 2024 de la Plataforma de ONG de Acción Social (gener del 2025), el 70,3 % de les entitats cita la falta de mitjans financers com a obstacle per digitalitzar-se, i el 51,6 %, la falta de personal capacitat. Per això, abans de triar l'eina gratuïta, decidiu qui la portarà.
/ 04
Molts blogs prometen descomptes per a ONG que a Espanya no existeixen. Això és el que diuen les pàgines oficials, consultades el 15 d'octubre del 2026:
HubSpot
El descompte del 40 % per a ONG només s'aplica als Estats Units, el Canadà, Austràlia i Nova Zelanda, segons els seus criteris d'elegibilitat; ho expliquem a HubSpot per a ONG a Espanya.
Notion
Fa un 50 % de descompte al pla Business a les organitzacions de la societat civil de tot el món. El verifica Notion mateix en 3-7 dies hàbils, es pot demanar per a fins a tres espais de treball i inclou un programa de consultoria pro bono de fins a 4 hores (Notion for Nonprofits).
Slack (comunicació interna, no és un CRM). Ofereix el pla Pro gratuït per a espais de fins a 250 membres i un 85 % de descompte per sobre d'aquesta mida, amb validació de TechSoup, però exclou les esglésies i altres organitzacions religioses (condicions de Slack).
Altres eines del sector
Aquestes condicions les fixa cada empresa i poden canviar. Reviseu-les abans de pressupostar llicències.
/ 05
Quatre preguntes per decidir, en aquest ordre.
Feu la llista abans de mirar eines: socis i quotes, donants i donatius, voluntaris i activitats, persones usuàries. Si el que pesa són les altes, les baixes i les quotes, un programa de gestió de socis pot fer més servei que un CRM generalista. Si heu de fer seguiment de donants i campanyes, convé un CRM amb segments i historial. I guardeu només el que necessiteu: cada camp de més és una dada de més a protegir.
Si porteu dades de salut, de creences o de menors, l'eina ha de permetre permisos per rol i usuaris nominals, i heu de saber on es guarden les dades. Mireu també com registra els consentiments dels formularis. La regla pràctica: si l'eina no us deixa decidir qui veu cada dada, no és per a vosaltres.
Un CRM que no rep els formularis de la web acaba sent un altre full de càlcul. Comproveu que es pot connectar amb la vostra web, directament o amb una eina com Make, i que les altes, les inscripcions i els donatius hi arriben sols. És on es recupera feina de veritat.
És la pregunta decisiva. Un CRM no es manté sol: algú ha d'afegir camps, revisar automatitzacions i donar i treure permisos. Si tot depèn d'un voluntari, el CRM depèn d'ell. Obriu els comptes a nom de l'entitat, documenteu la configuració i formeu més d'una persona. Que res no depengui d'una sola persona.
I la IA? Primer l'estructura, després l'automatització. El sector encara no la fa servir gaire: el 74,7 % de les entitats d'acció social no fa servir cap eina d'IA, segons el Baròmetre del TSAS 2024 (gener del 2025). Abans de connectar-hi una IA, llegiu com fer servir la IA amb seguretat.
/ 06
Una església pot fer servir els mateixos CRM, però no tots els programes per a entitats l'accepten: Slack, per exemple, exclou expressament les esglésies del seu programa per a entitats.
A més, la llista de membres d'una església conté dades de creences, que tenen una protecció especial. Per això tenim l'Arquitectura per a esglésies, amb membres, visitants i grups, i la comparativa de programes per a esglésies. Si us interessa la IA, també hem escrit sobre els usos i límits de la IA a l'església.
/ 07
Set errors que convé evitar:
Triar l'eina abans del procés
Primer decidiu què ha de passar quan algú s'apunta o fa un donatiu; després, l'eina.
Obrir el compte amb el correu personal d'un voluntari
Si marxa, el CRM marxa amb ell. El compte, a nom de l'entitat des del primer dia.
Comptar amb un descompte que a Espanya no hi és
Passa amb el 40 % de HubSpot per a ONG.
Importar el full de càlcul tal com està
Els duplicats, les columnes buides i les dades que no calen passen al sistema nou. Primer, neteja.
Fer tothom administrador
Els permisos per rol no són desconfiança: són protecció de dades.
Automatitzar abans d'ordenar
Automatitzar el caos només el fa més ràpid.
Triar per funcions que ningú no farà servir
Una eina senzilla que l'equip obre cada setmana val més que una de completa que ningú no entén.
/ 08
Aquesta guia és perquè ho pugueu fer vosaltres. Us convé que ho fem nosaltres quan:
Ho fem amb l'Arquitectura de l'Ecosistema: web, CRM i automatitzacions, des de 3.400 € + IVA, o des de 2.900 € + IVA si la base ja l'hem feta nosaltres. Si només us cal configurar el CRM, també pot ser una peça solta (servei puntual). En tots dos casos comencem per una trucada gratuïta, i no us vendrem res que el diagnòstic no hagi mostrat necessari.
/ 09
Notion pot servir com a CRM senzill per a una entitat petita, configurat com a panell de contactes, i les entitats hi tenen un 50 % de descompte al pla Business.
És una de les dues eines que fem servir com a panell de contactes al Setup Fonaments (l'altra és HubSpot), quan l'entitat necessita ordre més que un CRM complet. Té límits: no està pensat per enviar correus massius ni per gestionar quotes, i per connectar-lo amb la web o el correu sovint cal una eina com Make. Si l'entitat creix en socis i donants, val la pena passar a un CRM.
Segons el Baròmetre del TSAS 2024, més de la meitat de les entitats d'acció social no en fa servir cap: el 53,8 % no té cap eina de gestió interna.
Entre les eines que trobareu al sector hi ha SinergiaCRM, CiviCRM i programes de socis com els de Suport de Fundesplai, Playoff i Socius, a més de CRM generals com HubSpot. La pregunta útil, però, no és què fan servir els altres, sinó què podreu mantenir vosaltres quan l'equip canviï.
Les dades d'un CRM al núvol es guarden als servidors del proveïdor, no als ordinadors de l'entitat; però l'entitat continua sent-ne la responsable i ha de saber on són.
Cada proveïdor ho explica a la seva documentació: mireu on són els servidors, quin contracte de tractament de dades ofereix i com podeu exportar-les. Si hi ha una bretxa, el proveïdor us n'ha d'avisar sense dilació, i l'entitat l'ha de notificar a l'autoritat de control, si és possible, en un màxim de 72 hores (art. 33 del RGPD). Per això convé que els comptes siguin a nom de l'entitat i que algú de l'equip sàpiga on és cada cosa.
/ 10
Parlem-ne
Si encara dubteu quina eina us convé, podeu parlar-ne en una trucada gratuïta: 30 minuts, sense compromís, i us direm per on començar encara que no ens contracteu.
[ Continueu el recorregut ]
Cap on aneu ara?
Construint el futur digital de marques que s’atreveixen a destacar. Estratègia, disseny i tecnologia amb fonaments sòlids.
© 2026 BASEFERMA AGENCY.
DESIGNED FOR IMPACT.