/ Mejor CRM para ONG
El mejor CRM para una ONG en España depende de cuatro criterios: qué datos llevaréis, cómo los protegeréis, si se conecta con la web y quién lo mantendrá.
Por Jairo Garrido, desarrollo de webs, CRM y automatizaciones en Base Ferma · Publicada el · Revisada el
No hay un «mejor CRM» para todas las ONG, sino el que encaja con vuestro tamaño, con los datos que lleváis y, sobre todo, con quién lo mantendrá cuando la persona que hoy lo lleva todo cambie de responsabilidad. Esta guía compara las opciones habituales con datos verificados en octubre de 2026. Base Ferma no vende licencias de ninguna de estas herramientas: si algún día os implantamos una, será la que os convenga.
/ 01
Si tenéis prisa, aquí está la comparativa. La última columna resume condiciones de terceros verificadas el 15 de octubre de 2026: pueden cambiar, las revisamos cada trimestre y conviene comprobarlas en la fuente antes de decidir.
| Opción | Para qué entidad | Quién puede mantenerlo | Coste y condiciones (octubre de 2026) |
|---|---|---|---|
| Hoja de cálculo compartida (Google Sheets o Excel) | Muy pequeña, con pocos contactos y una persona que la lleva | La misma persona; el riesgo es que solo ella sepa usarla | Incluida en la suite que ya tengáis |
| Notion configurado como panel de contactos | Equipo pequeño que ya trabaja con él y quiere un panel sencillo | Quien lo configuró, con un manual | 50 % de descuento en el plan Business para entidades verificadas |
La primera pregunta no es qué herramienta elegir, sino qué tiene que hacer, y eso lo desarrollamos a continuación. Si sois una ONG, una fundación o una asociación, tenéis todo lo que hacemos para el sector en orden digital para ONG, fundaciones y asociaciones.
/ 02
Un CRM para una ONG guarda socios, donantes y voluntarios con su historial; el informe de la Fundación Esplai de junio de 2026 recomienda precisamente implantar uno.
CRM viene del inglés customer relationship management, gestión de la relación con las personas. En una entidad, esas personas no son clientes: son socios, donantes, voluntarios, personas usuarias y otras organizaciones. Podéis montarlo vosotros con esta guía o encargárnoslo: es lo que hacemos con la Arquitectura del Ecosistema, conectado con la web y a vuestro nombre.
Un buen CRM para una ONG sirve, como mínimo, para cinco cosas:
El contexto explica por qué cuesta dar el paso. Según el informe de la Fundación Esplai (junio de 2026), el 83 % de las entidades sociales dedica menos del 2 % del presupuesto a herramientas digitales, y el 71,2 % está en un nivel de madurez digital inicial o básico. La muestra es de 301 entidades del programa DigitalizaciONG, y el propio informe advierte de que no debe leerse como una extrapolación automática. Si os preguntáis si ya os toca, hemos resumido las señales de que ya necesitáis un CRM.
/ 03
Los CRM gratuitos para ONG, como la versión gratuita de HubSpot, ahorran la licencia, no el trabajo: el 51,6 % de las entidades dice que le falta personal capacitado.
Si buscáis un CRM para ONG gratis o un CRM gratuito para asociaciones, conviene saber que gratuito significa sin licencia, no sin coste. Hay tres caminos para empezar sin pagar licencias:
La versión gratuita de HubSpot
Sirve para empezar con un CRM de verdad, con fichas y formularios. Si más adelante necesitáis un plan de pago, en España no hay descuento para ONG, como veréis en el apartado siguiente.
Una hoja de cálculo bien hecha
Para una entidad muy pequeña puede bastar, si está en la nube de la entidad (no en el ordenador de alguien) y tiene los permisos bien puestos.
Programas libres o de socios
Algunas herramientas del sector se pueden usar sin licencia, pero hay que alojarlas y mantenerlas.
Lo que ninguna de estas opciones incluye es el tiempo: configurar los campos, importar los datos, preparar los formularios y enseñar al equipo. Según el Barómetro del TSAS 2024 de la Plataforma de ONG de Acción Social (enero de 2025), el 70,3 % de las entidades cita la falta de medios financieros como obstáculo para digitalizarse, y el 51,6 %, la falta de personal capacitado. Por eso, antes de elegir la herramienta gratuita, decidid quién la llevará.
/ 04
Muchos blogs prometen descuentos para ONG que en España no existen. Esto es lo que dicen las páginas oficiales, consultadas el 15 de octubre de 2026:
HubSpot
El descuento del 40 % para ONG solo se aplica en Estados Unidos, Canadá, Australia y Nueva Zelanda, según sus criterios de elegibilidad; lo explicamos en HubSpot para ONG en España.
Notion
Ofrece un 50 % de descuento en el plan Business a las organizaciones de la sociedad civil de todo el mundo. Lo verifica la propia Notion en 3-7 días hábiles, se puede pedir para hasta tres espacios de trabajo e incluye un programa de consultoría pro bono de hasta 4 horas (Notion for Nonprofits).
Slack (comunicación interna, no es un CRM). Ofrece el plan Pro gratuito para espacios de hasta 250 miembros y un 85 % de descuento por encima de ese tamaño, con validación de TechSoup, pero excluye a las iglesias y a otras organizaciones religiosas (condiciones de Slack).
Otras herramientas del sector
Estas condiciones las fija cada empresa y pueden cambiar. Revisadlas antes de presupuestar licencias.
/ 05
Cuatro preguntas para decidir, en este orden.
Haced la lista antes de mirar herramientas: socios y cuotas, donantes y donativos, voluntarios y actividades, personas usuarias. Si lo que pesa son las altas, las bajas y las cuotas, un programa de gestión de socios puede ser más útil que un CRM generalista. Si tenéis que hacer seguimiento de donantes y campañas, conviene un CRM con segmentos e historial. Y guardad solo lo que necesitéis: cada campo de más es un dato más que proteger.
Si lleváis datos de salud, de creencias o de menores, la herramienta tiene que permitir permisos por rol y usuarios nominales, y tenéis que saber dónde se guardan los datos. Mirad también cómo registra los consentimientos de los formularios. La regla práctica: si la herramienta no os deja decidir quién ve cada dato, no es para vosotros.
Un CRM que no recibe los formularios de la web acaba siendo otra hoja de cálculo. Comprobad que se puede conectar con vuestra web, directamente o con una herramienta como Make, y que las altas, las inscripciones y los donativos llegan solos. Ahí es donde se recupera trabajo de verdad.
Es la pregunta decisiva. Un CRM no se mantiene solo: alguien tiene que añadir campos, revisar automatizaciones y dar y quitar permisos. Si todo depende de un voluntario, el CRM depende de él. Abrid las cuentas a nombre de la entidad, documentad la configuración y formad a más de una persona. Que nada dependa de una sola persona.
¿Y la IA? Primero la estructura, después la automatización. El sector todavía la usa poco: el 74,7 % de las entidades de acción social no usa ninguna herramienta de IA, según el Barómetro del TSAS 2024 (enero de 2025). Antes de conectarle una IA, leed cómo usar la IA con seguridad.
/ 06
Una iglesia puede usar los mismos CRM, pero no todos los programas para entidades la aceptan: Slack, por ejemplo, excluye expresamente a las iglesias de su programa para entidades.
Además, la lista de miembros de una iglesia contiene datos de creencias, que tienen una protección especial. Por eso tenemos la Arquitectura para iglesias, con miembros, visitantes y grupos, y un análisis de software para iglesias en España. Si os interesa la IA, también hemos escrito sobre inteligencia artificial en la iglesia.
/ 07
Siete errores que conviene evitar:
Elegir la herramienta antes que el proceso
Primero decidid qué tiene que pasar cuando alguien se apunta o hace un donativo; después, la herramienta.
Abrir la cuenta con el correo personal de un voluntario
Si se va, el CRM se va con él. La cuenta, a nombre de la entidad desde el primer día.
Contar con un descuento que en España no existe
Pasa con el 40 % de HubSpot para ONG.
Importar la hoja de cálculo tal como está
Los duplicados, las columnas vacías y los datos que no hacen falta pasan al sistema nuevo. Primero, limpieza.
Hacer a todo el mundo administrador
Los permisos por rol no son desconfianza: son protección de datos.
Automatizar antes de ordenar
Automatizar el caos solo lo hace más rápido.
Elegir por funciones que nadie usará
Una herramienta sencilla que el equipo abre cada semana vale más que una completa que nadie entiende.
/ 08
Esta guía es para que podáis hacerlo vosotros. Os conviene que lo hagamos nosotros cuando:
Lo hacemos con la Arquitectura del Ecosistema: web, CRM y automatizaciones, desde 3.400 € + IVA, o desde 2.900 € + IVA si la base ya la hemos hecho nosotros. Si solo necesitáis configurar el CRM, también puede ser una pieza suelta (servicio puntual). En los dos casos empezamos por una llamada gratuita, y no os venderemos nada que el diagnóstico no haya mostrado necesario.
/ 09
Notion puede servir como CRM sencillo para una entidad pequeña, configurado como panel de contactos, y las entidades tienen un 50 % de descuento en el plan Business.
Es una de las dos herramientas que usamos como panel de contactos en el Setup Cimientos (la otra es HubSpot), cuando la entidad necesita orden más que un CRM completo. Notion para ONG tiene límites: no está pensado para enviar correos masivos ni para gestionar cuotas, y para conectarlo con la web o el correo a menudo hace falta una herramienta como Make. Si la entidad crece en socios y donantes, vale la pena pasar a un CRM.
Según el Barómetro del TSAS 2024, más de la mitad de las entidades de acción social no usa ninguno: el 53,8 % no tiene ninguna herramienta de gestión interna.
Entre las herramientas que encontraréis en el sector están SinergiaCRM, CiviCRM y programas de socios como los de Suport de Fundesplai, Playoff y Socius, además de CRM generales como HubSpot. La pregunta útil, sin embargo, no es qué usan los demás, sino qué podréis mantener vosotros cuando el equipo cambie.
Los datos de un CRM en la nube están en los servidores del proveedor, no en los ordenadores de la entidad, que sigue siendo la responsable de esos datos.
Cada proveedor lo explica en su documentación: mirad dónde están los servidores, qué contrato de tratamiento de datos ofrece y cómo podéis exportarlos. Si hay una brecha, el proveedor os tiene que avisar sin dilación indebida, y la entidad tiene que notificarla a la autoridad de control, si es posible, en un máximo de 72 horas (art. 33 del RGPD). Por eso conviene que las cuentas estén a nombre de la entidad y que alguien del equipo sepa dónde está cada cosa.
/ 10
Hablemos
Si todavía dudáis qué herramienta os conviene, podéis hablarlo en una llamada gratuita: 30 minutos, sin compromiso, y os diremos por dónde empezar aunque no nos contratéis.
[ Seguid el recorrido ]
¿Hacia dónde vais ahora?
Construyendo el futuro digital de marcas que se atreven a destacar. Estrategia, diseño y tecnología con cimientos sólidos.
© 2025 BASEFERMA AGENCY.
DESIGNED FOR IMPACT.