/ Señales de que necesitáis un CRM
Una ONG necesita un CRM cuando no sabe cuántos socios tiene, hace las altas a mano o depende de una persona; el 53,8 % de las entidades sociales no tiene ninguno.
Por Jairo Garrido · Publicado el · Actualizado el
Puntos clave:
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Un CRM es la base de datos de las personas de la entidad: una ficha por socio, donante o voluntario, con su historial y lo que llega desde la web.
El cambio no es de herramienta, es de orden. Con hojas de cálculo, cada persona del equipo acaba teniendo su copia y nadie sabe cuál es la buena. Con un CRM, los datos están en un único sitio: el formulario de la web crea la ficha por sí solo, el agradecimiento de un donativo sale sin que nadie tenga que escribirlo y cualquier persona del equipo encuentra lo que busca sin preguntar a tres compañeros. Es lo que hace un CRM implantado a nombre de la entidad: en Base Ferma forma parte de la Arquitectura del Ecosistema, desde 3.400 € + IVA, y los datos, las cuentas y los accesos quedan siempre a vuestro nombre.
| Criterio | Hoja de cálculo | CRM |
|---|---|---|
| Dónde están los datos | En uno o varios archivos, a menudo en cuentas personales | En un solo sitio, dentro de una cuenta de la entidad |
| Cuando llega una persona nueva | Alguien copia el formulario a mano | El formulario de la web crea la ficha |
| Historial de cada persona | Repartido entre correos y conversaciones | En la ficha: donativos, actividades y mensajes |
| Quién puede entrar | Quien tiene el enlace, a menudo sin control | Usuarios con nombre y permisos por rol |
| Agradecer, recordar, avisar | Depende de que alguien se acuerde | Automatizaciones que lo hacen solas |
| Si se va quien lo lleva | Se pierde el hilo | Todo queda en el sistema y documentado |
Una hoja de cálculo no es un error: para muchas entidades es el primer paso y, bien llevada, puede funcionar durante años. El problema llega cuando la entidad crece y la lista ya no aguanta el peso. Si algún término os suena raro (CRM, segmento, automatización), el glosario de términos digitales lo explica en lenguaje llano.
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Haced la prueba: si mañana la junta os pregunta cuántos socios están al corriente de la cuota, cuántos donantes hicieron una aportación el año pasado o cuántos voluntarios tenéis activos, ¿cuánto tardaríais en responder? Si la respuesta es «hay que preguntar a varias personas», esta es la primera señal.
Pasa cuando los datos están repartidos: una parte en una hoja de cálculo, otra en el correo de quien lleva las cuotas, otra en un grupo de WhatsApp y alguna todavía en papel. Con el tiempo aparecen los archivos «socios_definitivo.xlsx» y «socios_definitivo_BUENO.xlsx», y nadie sabe cuál es el válido. Hay personas repetidas, direcciones antiguas y bajas que siguen recibiendo correos.
Os reconoceréis si:
Un CRM no hace magia, pero obliga a tener una sola lista. Cada persona aparece una sola vez, con su relación con la entidad (socio, donante, voluntario o todo a la vez), y los segmentos se consultan en segundos: socios al corriente de pago, donantes habituales, voluntarios por actividad. Así, cada mensaje llega a quien toca y la junta decide con datos, no a ciegas.
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La segunda señal es el tiempo. Alguien rellena el formulario de la web, el mensaje llega a un correo personal, una persona del equipo lo copia en la hoja de cálculo y, si tiene tiempo, le envía la bienvenida. Con los donativos pasa lo mismo: el extracto del banco, la lista de donantes y el agradecimiento van por caminos distintos.
Cuando se pregunta al equipo cuánto tiempo le dedica, la respuesta suele ser «muchísimo, vamos ahogados». Y cada paso a mano es una puerta abierta al error: un alta que no se apunta, un agradecimiento que no sale, una persona que se queda sin respuesta y no vuelve.
Con un CRM conectado a la web, el formulario crea la ficha y lo que tiene que pasar después se activa solo: la bienvenida a quien se apunta, el agradecimiento de cada donativo y el recordatorio antes de una actividad. Son las automatizaciones que incluye la Arquitectura del Ecosistema, porque son tareas que hoy alguien hace a mano, cuando se acuerda.
Una advertencia: si automatizáis una hoja desordenada, el desorden solo irá más rápido. Primero la estructura, después la automatización. Nunca al revés.
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La tercera señal es la más peligrosa, porque no se ve hasta que pasa. Hay una persona, a menudo voluntaria, que lo lleva todo: tiene el archivo en su ordenador, la contraseña en la cabeza y los contactos en el móvil. Si le preguntáis qué pasaría si un día lo dejara, la respuesta es sincera: «Sería un caos, nadie más lo sabe».
No es culpa de nadie: es lo que pasa cuando una entidad crece por convicción, no por sistema. Pero los voluntarios cambian, las juntas se renuevan y las personas se mudan. Si los datos viven en cuentas personales, cada cambio es una pérdida.
Un CRM bien implantado lo resuelve de tres maneras. La cuenta es de la entidad, no de una persona. Cada usuario tiene su nombre y sus permisos, sin contraseñas compartidas. Y todo queda documentado, para que quien llegue el año que viene sepa cómo funciona. La persona que lo llevaba no pierde nada: deja de ser la única que sabe hacerlo. Que nada dependa de una sola persona.
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No. Un CRM no es solo para entidades grandes: la Fundación Esplai lo recomienda a las entidades sociales (2026), y las pequeñas son las que más sufren el caos.
Hay un mito que frena a muchas entidades: «un CRM solo lo necesitan las grandes empresas». La realidad es la contraria. Una entidad grande tiene más manos para hacer de pegamento entre hojas, correos y chats; una pequeña, no. Para ella, cada hora que se pierde copiando datos es una hora que no dedica a las personas.
Los datos del sector apuntan en la misma dirección. Según el Barómetro del Tercer Sector de Acción Social 2024 de la Plataforma de ONG de Acción Social (enero de 2025), el 53,8 % de las entidades no tiene ninguna herramienta de gestión interna, como un CRM, una intranet o un ERP. Y los obstáculos que encuentran son sobre todo de recursos: la falta de medios económicos (70,3 %) y de personal capacitado (51,6 %).
El informe de transformación digital de la Fundación Esplai (junio de 2026) añade contexto: el 83 % de las entidades sociales dedica menos del 2 % del presupuesto anual a herramientas digitales, el 71,2 % está en un nivel de madurez digital inicial o básico, y el informe recomienda implantar CRM y herramientas de gestión centralizadas. La muestra son 301 entidades del programa DigitalizaciONG, y el propio informe advierte de que sus cifras «no deben leerse como una extrapolación estadística automática».
La pregunta, por tanto, no es si sois lo bastante grandes para tener un CRM, sino cuántas horas y cuántos datos os puede costar no tenerlo.
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Un CRM no empieza con una licencia cara, sino con orden. Estos son los pasos que recomendamos, en este orden:
Una sola lista
Juntad todos los archivos en uno, dentro de una cuenta de la entidad (no en una personal), y decidid quién es el responsable.
Solo los datos que uséis
Nombre, contacto, relación con la entidad y consentimiento para recibir comunicaciones. Lo que no uséis, no lo guardéis.
Una herramienta a vuestra medida
No es lo mismo una asociación de ochenta socios que una fundación con miles de donantes. Antes de elegir, mirad qué CRM conviene según el tamaño de la ONG.
Gratis o con descuento, si basta
Hay CRM con plan gratuito y descuentos reales para entidades, como el 50 % de Notion en el plan Business. Pero no todos los descuentos que circulan valen en España: el 40 % de HubSpot para ONG solo se aplica en EE. UU., Canadá, Australia y Nueva Zelanda (a fecha de octubre de 2026).
Conectado a la web
Que los formularios entren solos en el CRM: es el paso que más horas os devolverá.
Si solo necesitáis una pieza, como configurar el gestor de contactos o limpiar y ordenar la base que ya tenéis, también puede hacerse con los servicios puntuales, siempre a partir de la llamada de descubrimiento.
Mirad qué incluye la Arquitectura del Ecosistema
Arquitectura del Ecosistema conecta la web, el CRM y las automatizaciones en un solo sistema, a nombre de la entidad: CRM de contactos, miembros, voluntarios y donantes; automatizaciones de bienvenida, agradecimiento y recordatorios; manual, formación grabada y 30 días de soporte. Desde 3.400 € + IVA, o desde 2.900 € + IVA si la base ya la hemos hecho nosotros, con precio cerrado por escrito antes de empezar. Tenéis todo el contexto en orden digital para ONG, fundaciones y asociaciones.
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Sí. Una hoja de cálculo bien hecha, en una cuenta de la entidad, con una fila por persona y un solo responsable, es un buen primer paso antes del CRM.
Que sea un solo archivo, no copias que circulan, dentro del Google Workspace o el Microsoft 365 de la entidad, con las mismas columnas para todos y una columna para el consentimiento. El día que paséis a un CRM, la importación será mucho más sencilla. La hoja se queda corta cuando aparecen las tres señales de este artículo: no sabéis cuántas personas tenéis, copiáis las altas a mano o todo depende de una persona.
En una entidad pequeña, el CRM lo mantiene una persona responsable con un suplente y un manual; si queréis apoyo, Sistema Vivo Estándar lo revisa desde 250 €/mes + IVA.
La persona responsable no tiene que ser técnica: tiene que saber dónde está cada cosa y tener tiempo para revisar que los datos estén al día. El suplente es quien evita que todo vuelva a depender de una sola persona, y el manual dice quién tiene acceso, qué datos se guardan y cómo se hace cada tarea. Si preferís que alguien lo cuide cada mes, el plan Estándar de Sistema Vivo incluye la revisión de automatizaciones y CRM, 3 h de cambios y un informe mensual.
Hablemos
¿No sabéis si vuestra base digital aguanta un CRM? Haced el test gratuito de 2 minutos: son 9 preguntas y os da una nota sobre 100 y uno de los tres niveles, de «Sobre arena» a «Sobre roca».
Y si preferís hablarlo con una persona, la llamada de descubrimiento dura 30 minutos y es gratuita.
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