Arquitectura del Ecosistema · Paso 4 del método: Conectar
Arquitectura del Ecosistema conecta web, CRM y automatizaciones para que la tecnología quite trabajo al equipo; desde 3.400 € + IVA, o desde 2.900 € si partís de una base hecha por nosotros.
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Los datos son vuestros: el CRM para ONG que os implantamos, la web y todos los accesos quedan a nombre de la entidad, con precio cerrado y por escrito antes de empezar.
«Una base hecha por nosotros» significa que la casa por dentro (dominio, correo, nube y panel de contactos) ya la hemos construido nosotros, por ejemplo con el Setup Cimientos: parte del trabajo ya está hecho, y quien vuelve no paga dos veces lo que ya está hecho. Si no, el punto de partida es desde 3.400 € + IVA.
La Arquitectura del Ecosistema es el cuarto paso del método de Base Ferma: une web, CRM y automatizaciones en un solo sistema, a nombre de la entidad.
Ved qué incluye
Para una ONG, un CRM es el lugar donde viven las personas: cada socio, donante, voluntario o contacto tiene una ficha con su historial. La Arquitectura lo conecta con todo lo demás: el formulario de la web entra solo en el CRM, el CRM avisa a quien tiene que avisar y cada donativo recibe su agradecimiento sin que nadie tenga que escribirlo a mano.
Si el Setup Cimientos ordena la casa por dentro y la Casa Digital la construye hacia fuera, la Arquitectura pone las instalaciones: lo que hace que todo funcione junto. No son pasos obligatorios ni van siempre en este orden; el diagnóstico os dice por dónde empezar.
No os pasa solo a vosotros. Según el Barómetro del Tercer Sector de Acción Social 2024 de la Plataforma de ONG de Acción Social (enero de 2025), el 53,8 % de las entidades no tiene ninguna herramienta de gestión interna, como un CRM, una intranet o un ERP. Y el informe de transformación digital de la Fundación Esplai (junio de 2026), elaborado con 301 entidades del programa DigitalizaciONG, recomienda precisamente implantar CRM y herramientas de gestión centralizadas.
La Arquitectura del Ecosistema incluye ocho entregables:
La web de la entidad con los formularios que alimentan el sistema: altas de socios, inscripciones, voluntariado y contacto.
Una sola base de datos, con una ficha por persona, segmentos (socios al corriente de pago, donantes habituales, voluntarios por actividad) y el historial de cada relación.
Bienvenida a quien se apunta, agradecimiento de donativos y recordatorios de actividades.
La web, el correo, el calendario y el CRM, conectados para que se hablen entre ellos.
Una vista para la junta o la dirección: altas, bajas, donativos e inscripciones.
Avisos y consentimientos en los formularios, permisos por rol y copias.
Qué hace cada pieza, dónde están los datos y cómo se hace cada tarea, explicado para que lo entienda quien llegue el año que viene.
Lo firmamos, os lo traspasamos todo y os acompañamos por correo el primer mes.
Para el voluntariado (quién viene a cada actividad, quién hace tiempo que no aparece), mirad la guía de gestión de voluntarios.
La Arquitectura es para ONG, fundaciones y asociaciones que gestionan socios, donantes y voluntarios y pierden horas cada semana en ello. Os reconoceréis si:
Los socios están en una hoja de cálculo, los donantes en otra y los voluntarios en un grupo de WhatsApp.
Los formularios de la web llegan a un correo personal y alguien los copia a mano.
Agradecer un donativo o recordar una actividad depende de que alguien se acuerde.
Para saber un dato tenéis que preguntar a varias personas.
Si se fuera la persona que lo lleva todo, «sería un caos, nadie más lo sabe».
No es culpa de nadie: es lo que pasa cuando se crece por convicción, no por sistema. Y no hace falta ser grande. «Un CRM solo lo necesitan las grandes empresas» es un mito: la entidad pequeña es la que más sufre el caos, porque tiene menos manos para hacer de pegamento entre herramientas. Si dudáis, repasad estas señales de que ya necesitáis un CRM.
Todavía no es para vosotros si:
Tenéis más recursos para entidades en orden digital para ONG, fundaciones y asociaciones. También trabajamos con iglesias (todo lo que hacemos para iglesias) y con proyectos y empresas con causa (Base Ferma para proyectos con misión). Si sois una iglesia, el CRM lleva miembros, visitantes, grupos y datos de creencias, y tiene página propia: la Arquitectura para iglesias.
Base Ferma no vende licencias: implantamos el CRM que os conviene (HubSpot, Notion o el que ya uséis) y lo dejamos configurado, documentado y a vuestro nombre. Para la web solemos trabajar con WordPress, y para conectar herramientas y automatizar, con Make. Si todavía estáis comparando, tenéis la guía de cómo elegir el mejor CRM para una ONG.
Antes de presupuestar licencias, conviene saber dos cosas a fecha de octubre de 2026. El descuento del 40 % de HubSpot para ONG solo se aplica en Estados Unidos, Canadá, Australia y Nueva Zelanda, no en España; lo explicamos en HubSpot para ONG en España. Y Notion ofrece un 50 % de descuento en el plan Business a las organizaciones de la sociedad civil de todo el mundo.
Una automatización es una tarea que el sistema hace solo cuando pasa algo. Las que construimos son trabajos que hoy alguien hace a mano, cuando se acuerda:
Quien se apunta como socio, voluntario o contacto recibe un mensaje de bienvenida y entra en el grupo que le toca.
Cada donativo recibe su agradecimiento, sin esperar a que alguien tenga tiempo de escribirlo.
Las personas inscritas reciben el recordatorio antes de la actividad.
Lo que se rellena en la web ya no se copia a mano: va directamente a la ficha de la persona.
El correo, el calendario, la web y el CRM comparten los datos, sin duplicarlos.
Las montamos con herramientas como Make, y cada una queda descrita en el manual del ecosistema: qué hace, cuándo se activa y de qué herramientas depende.
Si solo necesitáis una pieza, como una automatización o una integración entre dos herramientas, también podemos hacerla como una pieza suelta (servicio puntual). Siempre empezamos por la llamada de descubrimiento: no os venderemos un parche si lo que necesitáis es resolver el fondo.
La IA ejecuta. No decide. No sabe a quién servís, qué proceso tenéis que seguir ni qué tenéis que proteger. Por eso el orden de Base Ferma es siempre el mismo: primero la estructura, después la automatización, nunca al revés. Si automatizáis una hoja de cálculo desordenada, tendréis el mismo caos, pero más rápido.
No hay prisa. Según el mismo Barómetro del TSAS 2024 (enero de 2025), el 74,7 % de las entidades de acción social no usa ninguna herramienta de IA. Muchas, sin embargo, ya la tienen a mano: a fecha de octubre de 2026, Google incluye Gemini y NotebookLM sin coste en los planes de Google Workspace para organizaciones sin ánimo de lucro. Con un CRM ordenado, la IA tiene una base en la que apoyarse; sin él, multiplica el desorden. Lo ampliamos en la guía de inteligencia artificial en la ONG.
Un CRM concentra datos personales de socios, donantes y voluntarios. Por eso la seguridad no se añade al final: se diseña desde el primer día. La Arquitectura incluye estas medidas técnicas:
Avisos de privacidad y consentimientos en los formularios, guardados en la ficha de cada persona.
Usuarios nominales y permisos por rol: cada persona del equipo ve lo que le toca, sin contraseñas compartidas.
Copias de seguridad de los datos.
Un manual que dice qué datos hay, dónde se guardan y quién tiene acceso.
Cuatro puntos del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD, aplicable desde mayo de 2018) explican por qué lo configuramos así:
Los datos que revelan convicciones religiosas o filosóficas, opiniones políticas o la salud son categorías especiales, con protección reforzada.
Las fundaciones y asociaciones sin ánimo de lucro con finalidad política, filosófica, religiosa o sindical pueden tratar los datos de sus miembros, pero no pueden comunicarlos fuera sin su consentimiento.
La exención del registro de actividades de tratamiento para organizaciones de menos de 250 personas no se aplica si el tratamiento no es ocasional o incluye categorías especiales.
Una brecha de datos se debe notificar a la autoridad de control sin dilación indebida y, si es posible, en un máximo de 72 horas.
Esto no es asesoramiento jurídico. Base Ferma se encarga de la parte técnica; la parte legal la tiene que validar una persona experta, y podéis consultar la Agencia Española de Protección de Datos. Lo explicamos paso a paso en protección de datos: la parte tecnológica.
Todo servicio de Base Ferma parte de una base mínima: el dominio bajo control de la entidad, correo corporativo, un destino claro para los contactos y una copia de seguridad. Es el Mínimo Técnico Común, y lo verificamos antes de empezar. Si falta alguna pieza, se instala antes de construir nada, como primer hito del presupuesto, por 140 € + IVA. No construimos sobre arena.
Si la base está muy desordenada (correos personales, archivos en ordenadores de voluntarios, contraseñas en papelitos), el paso natural es empezar por el correo corporativo para ONG y la nube, con el Setup Cimientos, desde 1.500 € + IVA. Entonces la Arquitectura se hace sobre una base nuestra y cuesta desde 2.900 € + IVA. Nadie construye una casa empezando por las ventanas.
30 minutos, gratuita y sin compromiso. Os escuchamos y os decimos por dónde empezaríamos, aunque no nos contratéis.
Es el diagnóstico digital de precio fijo para quien quiere conectarlo todo, desde 600 € + IVA. Mira la web, la gestión de personas y los procesos como un solo sistema, y os entrega un plan de integración con orden de prioridades y el presupuesto cerrado por escrito. Una segunda persona del equipo revisa el informe, que es vuestro nos contratéis o no, y el Diagnóstico se descuenta entero si contratáis en 30 días.
Comprobamos el Mínimo Técnico Común y, si hace falta, lo instalamos.
Decidimos con vosotros qué datos guardaréis de cada persona, los segmentos, el recorrido de cada relación (de contacto a socio, donante o voluntario) y el mapa de automatizaciones.
Esquemas y maquetas de la web, guía de contenidos, CRM configurado y contactos importados.
Integramos las herramientas y probamos cada automatización de principio a fin antes de activarla.
Avisos, consentimientos, permisos y copias, revisados antes de la entrega.
Manual del ecosistema, formación grabada, acta de traspaso y 30 días de soporte por correo.
El pago va por hitos: 40 % al empezar, 30 % a mitad de proyecto y 30 % en la entrega.
Con Base Ferma, un CRM para una ONG en España cuesta desde 3.400 € + IVA dentro de la Arquitectura del Ecosistema, o desde 2.900 € + IVA sobre una base nuestra.
El precio final depende del alcance: cuántas herramientas hay que conectar, cuántos contactos hay que importar y ordenar, cuántas automatizaciones necesitáis y si hay migraciones de datos complejas. El diagnóstico lo mide y os da el presupuesto cerrado, por escrito, antes de que decidáis nada.
| Opción | Precio | Cuándo se aplica |
|---|---|---|
| Arquitectura del Ecosistema | desde 3.400 € + IVA | Partís de vuestra base, con el Mínimo Técnico Común verificado |
| Arquitectura sobre una base nuestra | desde 2.900 € + IVA | La base (correo, nube y panel de contactos) ya la hemos hecho nosotros, por ejemplo con el Setup Cimientos |
| Diagnóstico Ecosistema | desde 600 € + IVA | Es la puerta de entrada y se descuenta entero si contratáis en 30 días |
| Mínimo Técnico Común | 140 € + IVA | Solo si falta alguna pieza de la base |
| Ecosistema Completo (pack) | desde 4.100 € + IVA | Setup Cimientos, Casa Digital y Arquitectura en un solo proyecto |
Las licencias del CRM, si hacen falta, no están incluidas en el precio: van a nombre de la entidad y a precio de coste, sin margen. Si basta con un plan gratuito, os lo diremos. Y si el presupuesto es lo que os frena, el primer paso es pequeño: la llamada es gratuita y el diagnóstico os dirá qué necesitáis y qué no. A veces, menos de lo que temíais.
Si combináis módulos, el precio baja: mirad los packs para hacer varios módulos en un solo proyecto. Tenéis todos los precios «desde» de Base Ferma en una sola página. Configurar solo un CRM o limpiar la base de contactos son servicios puntuales.
| Criterio | Excel y WhatsApp | Software cerrado para entidades | Sistema implantado a vuestro nombre |
|---|---|---|---|
| De quién son los datos | A menudo, de las cuentas personales de quien lo lleva | De la entidad, pero exportarlos depende de cada proveedor | De la entidad: cuentas, licencias y accesos a vuestro nombre |
| Conexión con la web | Ninguna: los formularios se copian a mano | La que permita la plataforma | Formularios que entran solos en el CRM |
| Automatizaciones | Ninguna | Las que traiga de serie | Las que necesitéis, probadas y documentadas |
| Documentación | En la cabeza de una persona | Manuales generales del proveedor | Manual del ecosistema, formación grabada y acta |
| Protección de datos | Listas que circulan sin permisos | Según cómo se configure | Avisos, consentimientos, permisos y copias desde el diseño |
| Si se va la persona clave | Se pierde el hilo | Depende de quién tenga los accesos | Nada depende de una sola persona |
| Coste | Sin licencia: el coste son las horas | Cuota periódica según el plan | Desde 3.400 € + IVA con precio cerrado; licencias a precio de coste |
Ninguna opción es mala por sí misma: una hoja de cálculo bien llevada es mejor que un CRM que nadie abre. La diferencia es quién tiene el control y qué pasa cuando el equipo cambia.
Cero letra pequeña. Literalmente.
Jairo Garrido
Desarrollo
Ingeniero de formación. Disfruta resolviendo problemas complejos y busca soluciones prácticas: es quien construye las webs, los CRM y las automatizaciones.
Jan Haro
Fundador · SEO, web y diseño
Diseñador gráfico con más de 17 años de experiencia. Lleva la estrategia, el SEO técnico y el diseño de los proyectos de Base Ferma, y es quien prepara los diagnósticos y los presupuestos.
Jairo Garrido es quien construye las webs, los CRM y las automatizaciones de Base Ferma: disfruta resolviendo problemas complejos y busca soluciones prácticas. Jan Haro, fundador, lleva la estrategia y el diseño de los proyectos, y es quien prepara los diagnósticos y los presupuestos. En la llamada de descubrimiento os atenderá Enric, que es quien lleva las llamadas y las propuestas.
Los datos de las hojas de cálculo se revisan, ordenan e importan al CRM; si la migración es compleja, el Diagnóstico lo detecta y el presupuesto cerrado ya lo incluye.
No hace falta volver a escribir nada a mano. Antes de importar, miramos con vosotros qué columnas tienen sentido, qué contactos están repetidos y qué datos no hace falta guardar. Después, el CRM pasa a ser la única fuente, y las hojas antiguas se archivan para que nadie siga trabajando con una copia desactualizada.
Casa Digital es la web que comunica quiénes sois y capta personas, desde 1.650 € + IVA; la Arquitectura del Ecosistema le suma el CRM y las automatizaciones, desde 3.400 € + IVA.
Casa Digital no incluye CRM ni automatizaciones, y la Arquitectura ya lleva una web avanzada conectada al sistema. Si de momento solo necesitáis una web que explique quiénes sois, el servicio es la web de la entidad (Casa Digital), que cuesta desde 1.150 € + IVA si antes habéis hecho el Setup Cimientos. El diagnóstico os dirá cuál de las dos necesitáis ahora.
El CRM y los datos son de la entidad desde el primer día: cuentas, licencias y accesos van a vuestro nombre, y la entrega termina con acta de traspaso.
Todo lo que construimos es vuestro desde el primer día: el dominio, los accesos, las contraseñas y la documentación, a nombre de la entidad. Si un día dejáis de trabajar con nosotros, no tenéis que pedirnos nada, porque ya lo tenéis todo. Sin ataduras.
Bien hechas, las automatizaciones no deshumanizan la entidad: hacen las tareas repetitivas, como agradecer un donativo o enviar un recordatorio, y devuelven horas al equipo para las personas.
Decidimos con vosotros qué mensajes salen solos y cuáles tiene que escribir una persona. Un agradecimiento automático hace que nadie se quede sin respuesta; la llamada a un donante de hace años o el acompañamiento de un voluntario siguen siendo cosa vuestra, y ahora tenéis más tiempo para ello.
Si una herramienta cambia y una automatización falla durante los 30 días de soporte, la revisamos; después, el plan Estándar del Sistema Vivo incluye la revisión de automatizaciones y CRM.
Las herramientas se actualizan, y una actualización puede romper una conexión. Por eso cada automatización queda descrita en el manual del ecosistema, con qué hace y de qué herramientas depende, para que cualquier persona con conocimientos la pueda revisar. Si contratáis el Sistema Vivo con el plan Estándar, la revisión de automatizaciones y del CRM forma parte del mantenimiento, con 3 h de cambios al mes y un informe mensual de lo que se ha hecho.
Nada de esto sirve si nadie lo cuida. Después de la entrega, el Sistema Vivo cuida todo el ecosistema (web, CRM, automatizaciones y seguridad) con un informe cada mes que hace visible el trabajo invisible. Tiene tres planes, desde 120 €/mes + IVA; el Estándar, desde 250 €/mes + IVA, es para organizaciones que ya tienen el sistema conectado y lo usan cada semana.
Si queréis ver cómo encaja cada paso con el resto, tenéis el mapa de servicios de Base Ferma.
El siguiente paso es pequeño. Si queréis hablarlo en una llamada gratuita, son 30 minutos sin compromiso, y os diremos por dónde empezar aunque no nos contratéis. También podéis escribirnos a info@baseferma.com o llamar al 622 77 67 03.
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